申博正网充值_懂得取捨,造就高生产力 _伤感散文

伤感散文

申博正网充值_懂得取捨,造就高生产力

懂得取捨,造就高生产力

我所指导的一位顾客,是一间大型律师事务所的管理合伙人之一,我们一直在努力的一件事,是协助他更有效地处理来自四面八方的密集需求。这些需求包括:顾客期望他有空面见他们,公司合伙人和其他员工有疑虑及纷争等他解决,外加收件匣里处理不完、来自上述这同一批人(还有其他人!)的信件,以及没完没了的未完成工作清单。当然,还有其他事让问题更加複杂,像是花时间陪所爱的人、朋友、运动,和其他的个人需求。

当我们面临排山倒海而来的邀约,无暇处理时,我们常接收到的建议是「决定优先顺序(Prioritize)!」,这似乎像是某种咒语,可让问题神奇地迎刃而解。但是,我从帮助人解决管理工作量的经验中学到,排事情的先后顺序其实作用不大,部份原因是它做起来太容易了。让我们为它下个定义:所谓「决定优先顺序」,就是一个依据重要性,把事情排序的过程,像是要花时间见的人、未完成工作清单上的项目、收件匣里的讯息。儘管偶尔会碰到判断上的小困难,整体而言,这是项直接了当的认知工作。当有一个会面请求、一项待完成事宜,或是一封电子邮件进来时,我们就可直觉判断出它是否重要,能够很快地把它和其他事项做比较,然后排出优先次序。

问题来了。在排好优先顺序后,我们就把它当作所有的事情都值得我们投注时间和精力,至于比较不重要的事,我们会「晚点」处理。但这个晚点从没真的来到。清单上的工作项目永远没有做完的一天。

我们的时间和精力是有限的资源,一旦我们的专业生活开始必须担负起一定程度的责任,无论工时多长、工作多卖力,我们都再也无法满足我们所面对的所有需求。想要见我们的人,队伍已经排到门外、排到街上。我们待完成的工作清单长得碰到地。我们的收件匣永远有未读信件。

很多人所犯的错误是,以为自己有办法让列入清单的标準降低──不管是要更努力工作、花更多时间工作、还是「更有头脑地」在工作(这到底是指什幺不重要),抱有微弱的希望期待在某一天,我们的进度会来到清单上的最后几项。

关键在于了解到排事情的优先顺序虽必要,但却不见得有好效果。重要的下一步,套用医疗用语是做「检伤分类」(triage)。处理紧急状况的医疗人员必须决定谁需要立即救治、谁可以等、谁其实不需要协助、还有谁已经来不及救了。对我们来说,做鑒别分类不只是针对那些最重要的工作事项,然后把那些次要的事情延后到「晚点」再做,而是要主动积极地,忽略掉很大一部份重要性低于某个标準的事务。

第一步是要从新的角度,看待你工作做不完这个问题。把收件匣里满满的信、还有门前排满的失望人们,都看成是我们事情做得失败的徵兆,这种想法并无太大助益。这种观点可能能激励我们工作得更勤快,期望某天能获得胜利,但其实是枉然。我们根本没机会在任何有意义的情况下,打赢这场仗,因为一旦工作资历累积到一个程度,无论我们为工作奉献了多少,我们得面对的潜在需求,总会超出自己的能力範围之外。所以说,收件匣、工作清单和在门外排队的人,事实上都是成功的象徵,证明有人想要我们的时间和注意力。此外,终极的胜利,不在于战术之争里的求胜,而是打赢整场战争:求的不是清空的收件匣,而是要把收件匣里的真正重要的讯息处理完。求的不是把工作清单上的事全做完,而是办完然后划掉所有真正重要的事项。求的不是门外没人等着见我们,而是只剩些不见无所谓的人在排队。

下一步是停止使用错误的工具。我们花大量的精力在「时间管理」和「个人生产力」上,儘管这些付出在战术层面能获得一些成果,但若谈到鑒别分类策略任务,它们就没什幺用了。切记:你不是在列清单,而是在把分隔点决定出来,然后切实遵守而为。

最后,我们需要特别讨论一下做鑒别分类的情绪层面,因为这个动作不单单只是个认知判断的过程而已。

主动积极地忽略事情、向人说不,会引发许多的情绪反应,这对我们的决定和行为会产生强大的影响。这正是做鑒别分类的困难之处,且在我们领会它的情绪面向之前,儘管我们努力要透过智能干预控制工作量,都不太可能成功。

这个过程可能是个现在进行式。在不久前,当你读到「没有真正重要的人物」这句话时,你可能会有点退缩,且觉得这样讲听来无情。我读到的时候也会缩一下,更不用说我还在这里写出来了呢!但就是因为这种寻常的反应,我们才会把自己宝贵的时间和精神,花在那些不值得投资的人身上。做有效的分类跟当个混蛋两者之间,只有一线之隔,我们很多人都太担心变成恶人,所以都离那条分际线远远的。

想要有效地做好分类,我们必须提升自己的能力,来管理那些疑虑和其他的相关情绪(这里的「管理」可不是指「压抑」)。就像南加州大学(USC)的神经科学家安东尼欧.达马吉欧(Antonio Damasio)(还有其他曾有第一手经验的人)所说,情绪会藉由「创造对抗客观事实、高于一切的偏见,或是干扰如工作记忆(working memory)这类辅助人下决定的机制」,阻碍有效的决策过程。

当我们出于己意选择忽略;也就是鑒别分类要做的重要决定,内心会产生一些我们无法完全掌握的情绪。此时我们的遭遇,正呼应了上述达马吉欧的看法。

当有太多人、事、物需要我们花时间处理时,我们可能会觉得焦虑、害怕、忿恨,或甚至生气。但我们常常没有充份意识到这些情绪,或与它们保持接触,好有效地利用它们。它们在主动意识之下的层次流经我们,无情地主导我们的行为,但在许多时候,尤其是在有压力的时候,我们都无法意识到它们的影响力,因而丧失做出最符合我们需求的选择的机会。

情绪管理要升级,是项複杂的工作,但的确有些我们能够依循的步骤:

• 调整我们的心理模式,好反映出情绪的重要性,以及它们在理性思考和决策过程里所扮演的角色。我们的信念会形塑我们的经验。

• 好好锻鍊我们的体魄。规律的运动和充足的睡眠,能增强我们觉察及管控情绪的能力。

• 投入规律的内观活动。静坐、写日记或其他帮助我们反躬自省的活动,可以提升我们指引自身思考能力,帮助我们更精确地感知到情绪,并为我们的经验提供新的视角,让我们弄清楚自己心里有哪些感受在起作用。

• 扩充我们的情绪字彙。这里指的正是量的扩充。用大量的字彙来描述我们的感受,不仅让我们跟别人的沟通变得更好,也帮助我们更正确地了解自己。

最终的目标是以不适感增加我们的舒适感--承认自己会因要把工作做分类而产生为难的情绪,让我们能面对自己永远做不完的工作事项、收件匣里回不完的信,还有那群等着要见我们的人,在必要时用温和但坚决的态度说「不」。(陈佳颖译)